직원이나 아르바이트생을 처음 뽑으면 사장님 머릿속이 복잡해집니다. 그중에서도 가장 먼저, 그리고 반드시 챙겨야 할 것이 바로 근로계약서입니다. "우리 가게는 가족처럼 일하는데 굳이 종이까지 써야 하나" 싶을 수 있지만, 근로계약서는 법으로 정해진 의무이고 안 쓰면 사장님이 벌금이나 과태료를 물 수 있습니다. 이 글에서는 2026년 기준으로 근로계약서를 어떻게, 무엇을 넣어 작성해야 하는지 실전 위주로 정리했습니다.
근로계약서, 왜 꼭 써야 하나
근로계약서는 단순한 서류가 아니라 임금·시간·휴일 등 근로조건을 사장님과 직원이 합의했다는 증거입니다. 작성하지 않으면 나중에 임금 체불, 근무시간, 해고 같은 분쟁이 생겼을 때 사장님이 오히려 불리해집니다. 무엇보다 근로기준법은 근로계약서 작성과 교부를 사용자(사장님)의 의무로 정하고 있어, 안 쓰면 처벌 대상이 됩니다.
처벌 수위는 직원의 고용형태에 따라 다릅니다. 정규직 등 통상 근로자와 작성하지 않으면 500만 원 이하의 벌금(형사처벌)이 가능하고, 아르바이트 같은 기간제·단시간 근로자의 경우 기간제법에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 게다가 이 금액은 직원 1인당 기준이라, 여러 명과 계약서를 쓰지 않았다면 인원수만큼 불어날 수 있다는 점을 꼭 기억하세요.
근로계약서 필수 기재 항목
근로기준법은 사용자가 근로계약을 맺을 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등을 명시하도록 하고 있습니다. 특히 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가는 반드시 서면으로 작성해 직원에게 교부해야 합니다. 빠지면 안 되는 핵심 항목은 다음과 같습니다.
- 임금: 기본급·수당 등 구성항목, 계산방법, 지급일, 지급방법(계좌이체 등)
- 소정근로시간: 하루·일주일 몇 시간 일하는지, 출퇴근 시각과 휴게시간
- 근무일과 휴일: 주중 어느 요일에 일하고 어느 날이 쉬는 날인지
- 연차유급휴가: 적용 대상이라면 연차 관련 사항
- 근무 장소와 업무 내용
양식이 막막하다면 고용노동부가 배포하는 표준근로계약서를 활용하는 것이 가장 안전합니다. 일반 근로자용, 단시간(아르바이트)용, 연소근로자용 등 형태별로 여러 종이 제공되니, 우리 가게 상황에 맞는 서식을 골라 쓰면 누락 걱정을 줄일 수 있습니다.
2026년 임금, 이 숫자는 꼭 확인하세요
임금을 적을 때 최저임금 미만으로 쓰면 계약 자체가 무효가 됩니다. 2026년 최저임금은 시간당 10,320원으로, 업종 구분 없이 모든 사업장에 동일하게 적용됩니다. 주 40시간(월 209시간) 기준으로 환산하면 월 약 2,156,880원입니다.
여기에 사장님이 자주 놓치는 것이 주휴수당입니다. 4주를 평균해 일주일 소정근로시간이 15시간 이상이고 약속한 근무일을 개근하면, 주 1회의 유급휴일에 대한 주휴수당을 지급해야 합니다. 단시간 알바라도 조건을 채우면 대상이 되므로, 시급을 정할 때 주휴수당까지 감안해 인건비를 계산하는 것이 좋습니다.
| 구분 | 2026년 기준 |
|---|---|
| 최저시급 | 10,320원 |
| 월 환산액(209시간) | 약 2,156,880원 |
| 주휴수당 대상 | 주 15시간 이상 + 개근 |
| 적용 범위 | 업종 구분 없이 모든 사업장 |
작성부터 보관까지 4단계
- 채용 첫날(근무 시작 전) 작성: 일을 시킨 뒤에 쓰면 이미 미작성으로 볼 수 있습니다. 출근 첫날 바로 작성하세요.
- 2부 작성·서명: 사장님과 직원이 각각 1부씩 갖습니다.
- 직원에게 교부: 작성만 하고 안 주면 교부의무 위반입니다. 전자문서로 전달해도 됩니다.
- 사본 보관: 분쟁이나 근로감독에 대비해 사장님도 1부를 안전하게 보관하세요.
한 가지 더, 인건비는 부가세·종합소득세 신고 때 비용으로 인정받을 수 있는 중요한 항목입니다. 급여와 4대보험 부담분을 매달 정확히 기록해 두면 세금 신고가 훨씬 편해집니다. 카드·현금·배달앱 매출을 한 번에 정리하면서 인건비 같은 지출도 함께 기록해 두면, 오늘장부가 부가세 예상액까지 자동으로 계산해 줘서 "이번 달 인건비 쓰고 나면 세금이 얼마나 남지?"를 미리 가늠할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
하루만 일하고 그만둔 알바도 근로계약서를 써야 하나요?
네. 근로 기간이 짧아도 근로계약서 작성·교부 의무는 동일하게 적용됩니다. 단 하루라도 일을 시키기로 했다면 근무 시작 전에 작성하는 것이 안전합니다.
구두로만 합의하고 일을 시키면 어떻게 되나요?
구두 합의도 근로계약은 성립하지만, 서면을 작성·교부하지 않은 것 자체가 위반입니다. 직원이 동의했다는 사정만으로는 면책되지 않으니 반드시 서면으로 남기세요.
급여를 올려줄 때도 계약서를 새로 써야 하나요?
임금 등 명시 사항이 바뀌면 변경된 내용을 반영해 다시 명시하는 것이 원칙입니다. 구두로만 인상하고 계약서를 갱신하지 않으면 분쟁 시 불리할 수 있습니다.
근로계약서는 사장님을 지키는 가장 기본적인 안전장치입니다. 채용과 동시에 깔끔하게 작성·교부하고, 인건비와 매출은 평소에 기록해 두세요. 매출 기록과 부가세 관리가 막막하다면 오늘장부 무료로 시작하기로 가볍게 시작해 보세요.
※ 본 글은 2026년 기준 참고용 정보이며, 정확한 신고·금액은 국세청 홈택스 또는 세무사와 상담하세요.